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Information zum Datenschutz über die Verarbeitung im Rahmen von digitalen Veranstaltungen, Online-Meetings und Video- und Telefonkonferenzen
gemäß den Vorgaben der Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) informieren wir Sie hiermit über die Verarbeitung der über Sie erhobenen personenbezogenen Daten, sowie Ihre diesbezüglichen datenschutzrechtlichen Rechte, im Rahmen der Nutzung eines Video- oder Telefonkonferenztools und weiteren Tools für unsere digitalen Veranstaltungen. Diese Datenschutzinformationen beziehen sich im Wesentlichen auf die Durchführung einer digitalen Veranstaltung, an der Sie als betroffene Person teilnehmen. Es ist daher möglich, dass nicht alle Teile dieser Informationen auf Sie zutreffen, da manche Tools ggf. nicht in der durch Sie besuchten Veranstaltung verwendet werden. Bitte nehmen Sie die nachstehenden Informationen zur Kenntnis.
VALDOR Design & Markenschmiede
Ackerstraße 41a
47877 Willich
Deutschland
E: info@valdor-design.de
T: +49 21 54 – 93 77 200
Hinweis zu „Zoom“: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Das Aufrufen der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ nur erforderlich, um die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sollten Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, ist die Nutzung über Ihren Browser möglich. Der Dienst wird dann insoweit auch über die Website von „Zoom“ erbracht.
Die Datenschutzhinweise von „Zoom“ finden Sie unter: https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845,01.11.2021.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten („Daten“) im Sinne der Prinzipien der Datenminimierung und der Datenvermeidung gemäß Art. 5 DS-GVO „Grundsätze für die Verarbeitung personenbezogener Daten“, d.h. wir erheben Daten nur in dem Maße, in dem es erforderlich ist, uns dies aufgrund anwendbarer rechtlicher Vorgaben erlaubt ist, wir dazu gezwungen sind oder Sie eingewilligt haben.
Im Folgenden werden unter den Begriffen „verarbeiten“ und „Verarbeitung“ insbesondere das Erheben, die Speicherung die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung personenbezogener Daten gemäß Art. 4 Nr. 2 DS-GVO erfasst.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die für eine Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Soweit sie zur Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen der Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, ist eine Verarbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO rechtmäßig.
Erteilen Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Weitergabe an Dritte, Auswertung für Marketingzwecke oder werbliche Ansprache), ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft, widerrufen werden (s. Ziffer 8 dieser Datenschutzinformation).
Wir nutzen unter anderem das Tool „Zoom“, um die digitale Veranstaltung durchzuführen. „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat. ACHTUNG! Im Rahmen dieses Dienstes erfolgt eine Datenübermittlung in die USA bzw. kann eine derartige nicht ausgeschlossen werden.
Die Nutzung des Online-Meeting-Tools kann auf Grundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zu Zwecken der Durchführung der digitalen Veranstaltung oder im Rahmen der Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO erfolgen.
Wir verarbeiten nur solche Daten, die mit der Vertragsbegründung bzw. den vorvertraglichen Maßnahmen in Zusammenhang stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person bzw. Personen Ihres Unternehmens sein (Name, Anschrift, Kontaktdaten etc.) sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Rahmen der Begründung des Vertrags übermitteln.
Weitere Daten können im Rahmen einer Fahrtkostenabrechnung, zur Erfüllung von vertraglichen sowie buchhalterischen Aufgaben und steuerlichen Pflichten (z.B. Bankverbindung) erforderlich sein.
Bei der Nutzung von „Zoom“ für die digitale Veranstaltung werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an der digitalen Versammlung machen.
Folgende personenbezogene Daten sind insbesondere bei „Zoom“ Gegenstand der Verarbeitung:
Benutzerprofil:
Meeting-Metadaten: Dauer des Meetings, Beginn und Ende (Zeit) der Teilnahme von Personen, Name und Beschreibung des Meetings, Geplantes Datum / Uhrzeit des Meetings, Chat-Status, IP-Adressen der zur Teilnahme verwendeten Endgeräte sowie weitere Geräte-/Hardware- In-formationen (MAC-Adresse, andere Geräte-IDs (UDID), Gerätetyp, Betriebssystemtyp und -version, Client-Version, Kameratyp, Mikrofon oder Lautsprecher, Art der Verbindung u.a.), ungefähre Position zur Herstellung einer Verbindung zum nächstgelegenen Zoom-Rechenzentrum
Meeting-Aufzeichnungen (optional): Mp4 aller Video- und Audioaufnahmen und Präsentationen, M4A aller Audioaufnahmen, Textdatei aller in der Besprechung, Chats, Audio- Protokolldatei
Telefonie-Nutzungsdaten (optional): Rufnummer des Anrufers, Rufnummer des Anrufers, Name des Landes, IP-Adresse, 911-Adresse (registriert Dienstadresse), Start- und Endzeit, Hostname, Host-E-Mail, MAC-Adresse des verwendeten Geräts
Text-, Audio- und Videodaten:
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Kontaktaufnahme bzw. der Begründung eines Vertragsverhältnisses oder im Rahmen vorvertraglicher Maßnahmen von Ihnen erhalten bzw. die Sie über unsere Website zusenden. Im Falle der Kontaktaufnahme über die jeweils bereitgestellte E-Mail-Adresse der Website https://valdor-design.de beziehungsweise über einen bereitgestellten Kontaktformulare werden, die mit der E-Mail übermittelten, personenbezogenen Daten des Nutzers gespeichert und bis zur Erfüllung des Zwecks verarbeitet. Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet grundsätzlich (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich. Im Rahmen Ihrer Anfrage erheben und verarbeiten wir des Weiteren auch bestimmte zusätzliche Daten, die für die Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere Daten aus Schriftverkehr (postalisch und elektronisch) zwischen Ihnen und uns, sowie Daten aus postalischer, elektronischer und telefonischer Kommunikation. Bitte nehmen Sie daher die aktuelle Fassung der Datenschutzerklärung der Website unter https://valdor-design.de/datenschutz/ zur Kenntnis.
Für die Teilnahme an einem Online Meeting oder einem Webinar erhält ein Teilnehmer eine E-Mail, die einen Einladungslink enthält. Die E-Mail-Adresse wurde uns dabei entweder vom Teilnehmer mitgeteilt oder von uns im Rahmen der Anmeldung zu einem Online-Meeting oder einem Webinar erhoben. Für den Beitritt zu einer Online-Veranstaltung ist die Angabe eines Namens erforderlich, dabei kann auch ein Pseudonym gewählt werden. Die Angaben werden im Browser zwischengespeichert und für künftige Beitritte zu Online-Veranstaltungen verwendet.
Soweit ein Teilnehmer den Zugriff auf das Mikrofon bzw. die Videokamera des genutzten Endgeräts aktiviert, können Ton- und Videodaten verarbeitet und in der Online-Veranstaltung wiedergegeben werden. Der Zugriff kann jederzeit über die Schaltflächen mit den jeweiligen Symbolen wieder deaktiviert werden. Die Teilnahme an Online-Veranstaltungen ist grundsätzlich auch möglich, wenn der Zugriff deaktiviert ist. Es besteht auch die Möglichkeit in einem Gruppenchat Textnachrichten auszutauschen. Die Nachrichten sind dann für alle Teilnehmer der Online-Veranstaltung sichtbar.
Wenn im Rahmen einer Veranstaltung der Bildschirm eines Teilnehmers übertragen wird, wird der angezeigte Bildschirminhalt im Online-Meeting allen anderen Teilnehmern angezeigt. Jeder Teilnehmer sollte daher, bevor er die Funktion nutzt, sicherstellen, dass keine sensiblen Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden. Die Funktion zum Teilen des Bildschirms kann jederzeit über die entsprechende Schaltfläche wieder deaktiviert werden.
Soweit wir Aufzeichnungen der jeweiligen Veranstaltung anbieten, werden die Teilnehmer vor Durchführung informiert und ausdrücklich auf eine Aufzeichnung hingewiesen. Sollten Online-Meetings aufgezeichnet werden erkennt man dies an einem Aufnahme-Symbol im Bildschirmbereich. In diesem Fall werden alle Video- und Audiodaten von uns gespeichert.
Welche Daten von Zoom im Einzelnen gesammelt und zu welchem Zweck verwendet werden, lesen Sie hier: https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 01.11.2021.
Innerhalb des Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. zur Umsetzung unseres berechtigten Interesses benötigen.
Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Basis von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DS-GVO verarbeitet. In diesen Fällen stellen wir
sicher, dass die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Anbieter von Internetdienstanbieter sowie Anbieter von Kundenmanagementsystemen und -software. Die von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese insbesondere die Vertraulichkeit gem. Art. 28 Abs. 3 lit. b DS-GVO wahren.
Im Hinblick auf die Datenweitergabe an Empfänger außerhalb des Unternehmens ist zunächst zu beachten, dass wir uns zur Verschwiegenheit über alle kundenbezogenen Tatsachen und Wertungen verpflichtet haben, von denen wir Kenntnis erlangen. Information über unsere Kunden und Interessierten werden grundsätzlich nur weitergeben, wenn gesetzlichen Bestimmungen dies gebieten, die Kunden und Interessierten eingewilligt haben oder wir zur Erteilung einer Auskunft oder Datenübertragung befugt sind. Unter diesen Voraussetzungen können Empfänger personenbezogener Daten z.B. sein:
Falls Sie weiterführende Informationen zu den Unterauftragsverhältnissen der Verantwortlichen Stelle im Rahmen dieser Verarbeitung haben, kontaktieren Sie uns oder unseren Datenschutzbeauftragten gerne (sh. Ziffer 1 und 2 dieser Datenschutzinformationen).
Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.
Bitte beachtet, dass wir bei der Nutzung von Cloud-Diensten keinen direkten Einfluss auf die Sicherheit der Daten nehmen können. Zwar wurde der Dienst durch uns datensparsam voreingestellt. Dennoch bitten wir euch, nicht unnötig viele Daten von euch preiszugeben. Die Nutzung von Zoom für Online-Meetings mit sensiblen und vertraulichen Inhalten, vertrauliche Gespräche, Bewerbungen und ähnliches ist nicht gestattet.
Trotz der von uns mit der Zoom Video Communications, Inc. abgeschlossenen Vereinbarung über die datenschutzrechtlichen Pflichten bei der Auftragsverarbeitung inklusive Standarddatenschutzklauseln kann es sein, dass diese Regelungen möglicherweise kein ausreichendes Mittel darstellen, um in der Praxis den effektiven Schutz der in die USA übermittelten personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dieses ist insbesondere der Fall, weil den US‐Behörden Überwachungstätigkeiten erlaubt sind und diese in der Praxis als Massenüberwachung von Kommunikationen durch Geheimdienste stattfinden. Wir wissen nicht, welche US‐Behörden auf Ihre Daten zugreifen und wie lange, wo und zu welchem Zweck diese Daten verwendet werden. Auch wissen wir nicht, ob und welche Nachteile sich für Sie ergeben können, wenn Ihre Kommunikation mit uns über „Zoom“ durch Geheimdienste belauscht und ausgewertet wird.
Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete Weiterverarbeitung ist zu folgenden Zwecken erforderlich:
Zoom speichert erhobene personenbezogene Daten solange, sie für die von ihnen in dieser Richtlinie (https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 08.05.2021) genannten Zwecke erforderlich, sofern gesetzlich kein längerer Vorhaltungszeitraum vorliegt. Zu den Kriterien, die den Bestimmungen unserer Aufbewahrungsfristen unterliegen, gehören:
Kunden von Zoom können ihre eigenen Konten löschen.
Jede betroffene Person hat das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Art. 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DS-GVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DS-GVO.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit in NRW, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, Deutschland, Tel.: +49 211/38424-0, poststelle@ldi.nrw.de) nach Art. 77 DS-GVO, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs.
Sofern die Verarbeitung von Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, sind Sie nach Art 7 DS-GVO berechtigt, die Einwilligung in die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem, Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen. Bitte beachten Sie zudem, dass wir bestimmte Daten für die Erfüllung gesetzlicher Vorgaben ggf. für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren müssen (s. Ziffer 7 dieser Datenschutzinformationen).
Widerspruchsrecht:
Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen.
Sie selbst entscheiden über die Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten. Sollten Sie daher eine Ihrer oben genannten Rechte gegenüber uns ausüben wollen, können Sie sich gerne per Email an info@valdor-design.de oder per Post an uns wenden.
Bitte übermitteln Sie gemeinsam mit Ihrem Antrag zur eindeutigen Identifizierung eine Kopie eines amtlichen Lichtbildausweises und unterstützen Sie uns bei der Konkretisierung Ihrer Anfrage durch Beantwortung von Fragen unserer zuständigen Mitarbeiter hinsichtlich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage an in welcher Rolle (Mitarbeiter, Bewerber, Besucher, Lieferant, Kunde, etc.) und in welchem Zeitraum Sie mit uns in Beziehung gestanden sind. Dies ermöglicht eine zeitnahe Bearbeitung Ihres Anliegens.
Falls Sie ein Datenschutzproblem, eine Beschwerde oder Frage an den EU-Datenschutzbeauftragten von Zoom haben, kontaktieren Sie diesen gerne unter den kontaktieren Sie diesen gerne über die Kontaktdaten unter https://zoom.us/de-de/privacy.html#_Toc44414845, 08.05.2021.
EU-Datenschutzbeauftragter Zoom: Lionheart Squared Ltd, Attn: Data Privacy, 2 Pembroke House, Upper Pembroke Street 28-32, Dublin, DO2 EK84, Republik lrland,
E-Mail: zoom@LionheartSquared.eu
Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Vertragsbegründung, -durchführung, -erfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über einen Vertragsabschluss, die Vertragserfüllung oder für vorvertragliche Maßnahmen in der Regel erforderlich sind. Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Entscheidung im Rahmen vertraglicher Maßnahmen treffen. Wir empfehlen, immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die für den Vertragsschluss, die Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen erforderlich sind.
Im Rahmen der Maßnahme findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DS-GVO statt. Sollten wir dies in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber und über Ihre diesbezüglichen Rechte gesondert informieren.
